Privatlivs- og cookiepolitik

1. Hvem er dataansvarlig?

MitMidtfyn er dataansvarlig for behandlingen af personoplysninger, som beskrives i denne politik.

MitMidtfyn

CVR-nr. 42086282

Dybdalgårdvej 45

5750 Ringe

E-mail: kontakt@mitmidtfyn.dk

Henvendelser om medlemskab kan desuden sendes til medlem@mitmidtfyn.dk.

2. Hvornår gælder politikken?

Politikken gælder, når du:

• besøger mitmidtfyn.dk
• kontakter os via e-mail eller en formular
• indsender en nyhed eller et arrangement
• sender billeder eller andet materiale til os
• bliver medlem eller henvender dig om medlemskab
• deltager i en konkurrence, aktivitet eller begivenhed
• modtager nyhedsbreve eller anden kommunikation fra os
• på anden måde er i kontakt med MitMidtfyn

3. Hvilke personoplysninger behandler vi?

Besøg på hjemmesiden

Når du besøger hjemmesiden, kan vi behandle tekniske oplysninger såsom:

• IP-adresse
• tidspunktet for besøget
• besøgte sider og foretagne handlinger
• browser, operativsystem og enhedstype
• henvisende hjemmeside
• oplysninger i server- og sikkerhedslogs
• cookie-id eller tilsvarende tekniske identifikatorer, hvis du har givet samtykke

Formålet er at levere hjemmesiden, sikre stabil drift, forebygge misbrug og IT-angreb samt – hvis du har givet samtykke – udarbejde besøgsstatistik.

Behandlingsgrundlaget er vores legitime interesse i at drive og beskytte hjemmesiden, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f.

Statistik og andre ikke-nødvendige sporingsteknologier anvendes på baggrund af dit samtykke, jf. artikel 6, stk. 1, litra a.

Kontakt og almindelige henvendelser

Når du kontakter os, kan vi behandle:

• navn
• e-mailadresse
• telefonnummer
• organisation eller virksomhed
• indholdet af din henvendelse
• øvrige oplysninger, som du selv sender til os

Formålet er at besvare henvendelsen og følge op på den.

Behandlingen sker på baggrund af vores legitime interesse i at kommunikere med medlemmer, borgere, samarbejdspartnere og andre interesserede, jf. artikel 6, stk. 1, litra f. Hvis henvendelsen vedrører en aftale eller et medlemskab, kan behandlingen også være nødvendig for at indgå eller opfylde en aftale, jf. artikel 6, stk. 1, litra b.

Du bør ikke sende CPR-numre, helbredsoplysninger eller andre følsomme eller fortrolige oplysninger via almindelig e-mail eller hjemmesidens formularer.

Indsendelse af nyheder og arrangementer

Når du indsender en nyhed eller et arrangement, kan vi blandt andet behandle:

• overskrift og kategori
• navn
• e-mailadresse og telefonnummer
• dato, tidspunkt og sted
• beskrivelse
• hjemmesideadresse og andre links
• billeder og billedtekster
• din erklæring om rettighederne til det indsendte materiale.

Vi bruger oplysningerne til at vurdere, redigere, administrere og eventuelt offentliggøre indholdet samt kontakte dig, hvis vi har spørgsmål.

Behandlingen sker på baggrund af vores legitime interesse i at formidle lokale nyheder og arrangementer, jf. artikel 6, stk. 1, litra f, og efter omstændighederne som led i en aftale med dig, jf. artikel 6, stk. 1, litra b.

Vi offentliggør som udgangspunkt ikke dit telefonnummer eller din private e-mailadresse. Kontaktoplysninger offentliggøres kun, hvis det er relevant for indholdet, og du er blevet orienteret om det eller har bedt os om det.

MitMidtfyn forbeholder sig ret til at redigere eller undlade at offentliggøre indsendt materiale.

Medlemskab

Når du bliver medlem eller henvender dig om medlemskab, kan vi behandle:

• navn
• adresse
• telefonnummer
• e-mailadresse
• medlemstype
• indmeldelses- og udmeldelsesdato
• oplysninger om kontingent og betaling
• relevant korrespondance
• eventuelle oplysninger om virksomhed, forening eller anden organisation.

Formålet er at oprette og administrere medlemskabet, opkræve kontingent, kommunikere om foreningens aktiviteter og opfylde regnskabs- og dokumentationskrav.

Behandlingen er nødvendig for at opfylde medlemsaftalen, jf. artikel 6, stk. 1, litra b. Regnskabsoplysninger behandles desuden for at opfylde retlige forpligtelser, jf. artikel 6, stk. 1, litra c. Almindelig medlemsadministration kan også ske på baggrund af vores legitime interesse i at drive foreningen, jf. artikel 6, stk. 1, litra f.

Nyhedsbreve og elektronisk kommunikation

Vi kan sende medlemmer oplysninger, der naturligt vedrører medlemskabet og foreningens aktiviteter.

Sender vi elektroniske nyhedsbreve eller anden kommunikation, der har karakter af markedsføring, gør vi det kun på baggrund af et gyldigt samtykke, medmindre anden lovgivning giver mulighed for udsendelsen.

Du kan altid afmelde markedsføringskommunikation ved at kontakte os.

Tilbagekaldelse af et samtykke påvirker ikke lovligheden af den behandling, der allerede er foretaget.

Billeder og video

MitMidtfyn kan tage eller modtage billeder og video fra arrangementer, aktiviteter og lokale begivenheder.

Harmløse situationsbilleder kan efter en konkret vurdering offentliggøres på baggrund af vores legitime interesse i at dokumentere og formidle foreningens aktiviteter, jf. artikel 6, stk. 1, litra f.

Vi indhenter som udgangspunkt samtykke ved portrætbilleder, nærbilleder, billeder af børn, markedsføringsbilleder og billeder fra situationer, hvor de medvirkende med rimelighed kan føle sig udstillet eller krænket.

Personer, der indsender billeder, skal have de nødvendige rettigheder til materialet og skal have informeret eller indhentet samtykke fra identificerbare personer, når dette er påkrævet.

Du kan kontakte os, hvis du ønsker et billede af dig fjernet. Vi foretager herefter en konkret vurdering.

Konkurrencer og aktiviteter

Ved konkurrencer eller aktiviteter kan vi behandle navn, kontaktoplysninger, besvarelser, billeder og oplysninger om præmier.

Oplysningerne bruges til at administrere deltagelsen, kontakte vindere og udlevere præmier. Behandlingen sker som led i deltagelsesaftalen, jf. artikel 6, stk. 1, litra b.

Oplysninger fra en konkurrence bruges ikke til markedsføring, medmindre du har afgivet et særskilt og frivilligt samtykke.

4. Hvor får vi oplysningerne fra?

Vi modtager normalt oplysningerne direkte fra dig.

Vi kan også modtage oplysninger fra:

• en arrangør eller samarbejdspartner
• en person, der indsender en nyhed eller et arrangement
• offentligt tilgængelige kilder
• sociale medier
• foreningens medlemmer og frivillige

Hvis vi modtager væsentlige oplysninger om dig fra andre, orienterer vi dig i overensstemmelse med databeskyttelsesreglerne, medmindre en undtagelse gælder.

5. Hvem deler vi oplysninger med?

Vi kan overlade personoplysninger til leverandører, som hjælper os med:

• hosting og drift af hjemmesiden
• e-mail og kommunikation
• formularer og teknisk support
• sikkerhed, backup og spamforebyggelse
• medlems- og kontingentadministration
• betaling og bogføring
• udsendelse af nyhedsbreve
• analyse og statistik, hvis du har givet samtykke.

Leverandører, der behandler oplysninger efter vores instruktion, er vores databehandlere. Vi indgår databehandleraftaler med relevante leverandører.

Vi kan også videregive oplysninger til banker, revisorer, betalingsudbydere, samarbejdspartnere og offentlige myndigheder, når det er nødvendigt eller følger af lovgivningen.

Indhold, som du har indsendt med henblik på offentliggørelse, kan blive gjort offentligt tilgængeligt på hjemmesiden og eventuelt delt på MitMidtfyns sociale medier.

Vi sælger ikke personoplysninger.

6. Overførsel uden for EU og EØS

Nogle IT- og kommunikationsleverandører kan behandle oplysninger i lande uden for EU og EØS.

Hvis der sker en sådan overførsel, sikrer vi et lovligt overførselsgrundlag, eksempelvis:

• en afgørelse fra EU-Kommissionen om et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau
• EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser
• andre gyldige sikkerhedsforanstaltninger efter databeskyttelsesreglerne.

Du kan kontakte os for at få nærmere oplysninger om eventuelle overførselsgrundlag.



7. Hvor længe gemmer vi oplysningerne?

Vi opbevarer kun personoplysninger, så længe de er nødvendige til det formål, de blev indsamlet til.

Som udgangspunkt gælder følgende:

• Tekniske server- og sikkerhedslogs gemmes normalt i op til 30 dage, medmindre længere opbevaring er nødvendig for at undersøge en sikkerhedshændelse.
• Almindelige henvendelser slettes normalt senest 12 måneder efter, at sagen er afsluttet, medmindre der er behov for længere opbevaring.
• Kontaktoplysninger fra indsendte nyheder og arrangementer slettes normalt senest 12 måneder efter den endelige behandling.
• Materiale, der offentliggøres som en del af hjemmesidens nyheds-, arrangements- eller lokalhistoriske arkiv, kan opbevares, så længe det fortsat har saglig, redaktionel eller historisk relevans.
• Medlemsoplysninger opbevares under medlemskabet og normalt i op til tre år efter medlemskabets ophør, medmindre oplysningerne skal gemmes længere på grund af regnskab, krav eller andre retlige forpligtelser.
• Regnskabsmateriale opbevares i fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører.
• Samtykker og dokumentation for samtykker gemmes, så længe samtykket anvendes, og derefter så længe det er nødvendigt for at dokumentere behandlingen.
• Oplysninger om en konkret tvist eller et muligt retskrav kan gemmes, indtil sagen er endeligt afsluttet og relevante forældelsesfrister er udløbet.

Oplysninger kan fortsat forekomme i sikkerhedskopier i en begrænset periode, indtil de overskrives efter vores normale backupprocedure.

8. Er det frivilligt at give oplysninger?

Det er som udgangspunkt frivilligt at give os personoplysninger.

Visse oplysninger er dog nødvendige, hvis vi skal:

• besvare din henvendelse
• oprette og administrere dit medlemskab
• behandle en nyhed eller et arrangement
• administrere din deltagelse i en aktivitet.

Hvis du ikke giver de nødvendige oplysninger, kan vi muligvis ikke levere den ønskede ydelse eller behandle din henvendelse.

9. Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder. Afhængigt af omstændighederne kan du have ret til:

• at få indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig
• at få urigtige oplysninger rettet
• at få oplysninger slettet
• at få behandlingen begrænset
• at gøre indsigelse mod en behandling, der er baseret på legitime interesser
• at modtage oplysninger i et struktureret og maskinlæsbart format
• at få oplysninger overført til en anden dataansvarlig
• at trække et samtykke tilbage.

Rettighederne er ikke absolutte. Lovgivningen kan eksempelvis give os ret eller pligt til fortsat at opbevare bestemte oplysninger.

Du kan gøre brug af dine rettigheder ved at skrive til kontakt@mitmidtfyn.dk. Vi kan bede om oplysninger, der er nødvendige for at bekræfte din identitet.



10. Klage

Du har ret til at klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger.

Vi anbefaler, at du først kontakter os, så vi får mulighed for at undersøge og løse problemet.

Kontaktoplysninger og klagevejledning findes på Datatilsynets hjemmeside.

11. Sikkerhed

Vi anvender passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, der skal beskytte personoplysninger mod hændelig eller ulovlig sletning, tab, ændring, offentliggørelse, misbrug og uvedkommende adgang.

Adgang til personoplysninger begrænses til personer og leverandører, der har et sagligt behov.

12. Cookies og lignende teknologier

Hvad er cookies?

Cookies er små datafiler, som gemmes på din computer, telefon eller anden enhed, når du besøger en hjemmeside.

Begrebet omfatter i denne politik også lignende teknologier såsom local storage, pixels, scripts og andre tekniske identifikatorer.

Hvilke kategorier bruger vi?

Hjemmesiden kan anvende følgende kategorier:

Nødvendige teknologier

Bruges til grundlæggende funktioner, sikkerhed, belastningsfordeling, formularer og til at huske dit cookievalg. De kan anvendes uden samtykke, når de er strengt nødvendige.

Præferencer

Bruges til at huske valg, der ikke er strengt nødvendige, eksempelvis visnings- eller sprogindstillinger. De aktiveres kun med samtykke.

Statistik

Bruges til at forstå, hvordan besøgende anvender hjemmesiden. De aktiveres kun med samtykke, medmindre en konkret statistikfunktion lovligt kan anvendes uden samtykke.

Markedsføring

Bruges til målretning, måling af kampagner eller sporing på tværs af hjemmesider og tjenester. De aktiveres kun med samtykke.

Eksternt indhold

Videoer, kort, skrifttyper, sociale medie-elementer og andet indhold fra tredjeparter kan medføre, at tredjeparten modtager tekniske oplysninger eller placerer cookies. Sådant indhold indlæses kun efter samtykke, medmindre teknologien er strengt nødvendig og ikke anvendes til andre formål.

Dit samtykke

Ved dit første besøg vises en samtykkeløsning, hvor du kan:

• acceptere alle valgfrie kategorier
• afvise alle valgfrie kategorier
• vælge bestemte kategorier.

Valgfrie teknologier aktiveres ikke, før du har givet samtykke.

Det er lige så let at afvise som at acceptere. Forhåndsafkrydsede felter anvendes ikke.

Dit samtykke omfatter både brugen af cookies og den behandling af personoplysninger, der er beskrevet i samtykkeløsningen.

Aktuel cookieoversigt

Du kan til enhver tid se en aktuel og detaljeret oversigt over de cookies og lignende teknologier, som MitMidtfyn anvender, under Cookieindstillinger på hjemmesiden.

Her kan du blandt andet se oplysninger om cookiens navn, udbyder, formål, kategori og varighed.

Cookieoversigten opdateres i forbindelse med cookiescanninger og ændringer i hjemmesidens tekniske opsætning.

Du kan også bruge Cookieindstillinger til at ændre eller trække dit samtykke tilbage.

Ændring eller tilbagetrækning af samtykke

Du kan til enhver tid ændre eller trække dit samtykke tilbage via linket “Cookieindstillinger”, som skal være tilgængeligt i hjemmesidens sidefod.

Tilbagekaldelsen gælder fremadrettet og påvirker ikke lovligheden af den behandling, der fandt sted, før samtykket blev trukket tilbage.

Du kan også slette eller blokere cookies gennem din browser. Blokering af nødvendige cookies kan betyde, at dele af hjemmesiden ikke fungerer korrekt.

13. Links og sociale medier

Hjemmesiden kan indeholde links til andre hjemmesider og sociale medier.

Når du følger et link til en ekstern tjeneste, er den pågældende tjeneste som udgangspunkt selv ansvarlig for sin behandling af personoplysninger. Vi anbefaler, at du læser tjenestens egen privatlivs- og cookiepolitik.

Hvis indhold fra en ekstern tjeneste indlejres direkte på vores hjemmeside, indlæses det først efter dit samtykke, når dette er påkrævet.

14. Ændringer i politikken

Vi kan opdatere politikken, hvis vores behandling, hjemmeside eller lovgivningen ændres.

Den nyeste version vil altid være tilgængelig på hjemmesiden med datoen for seneste opdatering.